Keabsahan Pembacaan Akta secara Teleconference Dalam Perspektif UUJN dan UUPT

Pembacaan Akta dalam UUJN

Kewajiban Notaris dalam membacakan akta diatur dalam Pasal 16 ayat (1) huruf m Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut “UUJN”) yang menyatakan bahwa “Notaris wajib membacakan Akta di hadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi, dan/atau 4 (empat) orang saksi khusus untuk pembuatan Akta wasiat di bawah tangan, dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan Notaris.” Dalam penafsiran konvensional, frasa “di hadapan penghadap” diartikan sebagai kehadiran fisik secara nyata dari Notaris, penghadap, dan saksi di tempat yang sama pada saat pembacaan dan penandatanganan akta. Selain itu, Penjelasan Pasal 16 ayat (1) huruf m UUJN secara eksplisit memperkuat hal ini dengan menegaskan bahwa “Notaris harus hadir secara fisik dan menandatangani Akta di hadapan penghadap dan saksi.”

Akta otentik memiliki kekuatan pembuktian sempurna (Pasal 1868 KUHPer) yang salah satu syaratnya adalah akta tersebut dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang di tempat akta itu dibuat. Kehadiran fisik Notaris, penghadap, dan saksi dianggap krusial untuk menjamin kebenaran materiil dan formal akta, serta memastikan Notaris melihat, mendengar, dan menyaksikan sendiri. Saat ini, meskipun ada konsep cyber notary yang memungkinkan otentifikasi transaksi elektronik (Pasal 15 ayat (3) UUJN), hal ini belum diatur secara khusus dan tidak dapat menggantikan kewajiban kehadiran fisik untuk pembacaan dan penandatanganan akta otentik, seperti akta Partij. Dengan demikian, pembacaan dan penandatanganan akta otentik melalui telekonferensi untuk akta partij belum dapat dilakukan karena bertentangan dengan kewajiban kehadiran fisik dalam UUJN.

Pembacaan Akta dalam UUPT

Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (selanjutnya disebut “RUPS”) secara elektronik diatur dalam Pasal 77 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (selanjutnya disebut “UUPT”) yang menyatakan “Selain penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76, RUPS dapat juga dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar serta berpartisipasi dalam RUPS.” Hal ini memiliki arti bahwa Pasal 77 ayat (1) UUPT memberikan dispensasi/terobosan hukum untuk penyelenggaraan RUPS secara elektronik, termasuk melalui telekonferensi, yang juga mencakup proses pembacaan aktanya.

Dalam RUPS terdapat juga akta relaas, akta relaas adalah akta RUPS yang dibuat oleh Notaris atau (akta yang memuat uraian Notaris tentang suatu tindakan atau peristiwa yang disaksikan atau dilakukan Notaris, seperti berita acara rapat. Karena RUPS sendiri sah dilakukan secara telekonferensi berdasarkan UUPT, maka Notaris juga berwenang untuk menuangkan risalah rapat tersebut ke dalam akta relaas. Keabsahan akta ini juga diperkuat dengan ketentuan mengenai dokumen elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah sebagaimana diatur dalam Pasal 5 ayat (1) UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau biasa dikenal dengan UU ITE. Meskipun RUPS dapat dilakukan secara telekonferensi, Notaris harus memastikan risalah dan/atau daftar hadir RUPS diserahkan dalam bentuk dokumen asli, dan pada akhir akta harus disebutkan secara tegas bahwa RUPS dilaksanakan melalui media elektronik.

Kesimpulan

• Dari sudut UUJN:

Pembacaan akta melalui teleconference (tanpa penghadapan fisik) tidak sesuai dengan rumusan eksplisit Pasal 16 ayat (1) huruf m UUJN dan dapat dipandang bertentangan dengan UUJN sejauh belum ada revisi yang mengakui “tatap muka elektronik” sebagai penghadapan.​

• Dari sudut UUPT:

Pelaksanaan RUPS secara teleconference sah menurut Pasal 77 UUPT, dan notaris dapat menuangkan risalah RUPS elektronik tersebut dalam akta, tetapi prosedur pembacaan dan penandatanganan akta oleh para penghadap tetap harus mengikuti format UUJN yang saat ini masih bertumpu pada kehadiran langsung.​

• Dengan demikian, teleconference diperbolehkan pada level RUPS menurut UUPT, tetapi pembacaan akta notaris murni melalui teleconference (tanpa kehadiran fisik) belum memiliki dasar eksplisit dan cenderung dipandang bertentangan dengan syarat formil UUJN, sehingga keotentikannya berpotensi dipersoalkan sampai ada perubahan UU atau pengaturan khusus cyber notary.

Referensi

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer)
• Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 (UUPT)
• Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas UU Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN)
• UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)